Pitanja koja regruteri i specijalisti za zapošljavanje postavljaju tokom procesa selekcije utiču na kvalitet procene, ali i na iskustvo kandidata. Značaj postavljanja dobro promišljenih pitanja je jasan: ona prave razliku između pouzdanih i nepouzdanih odluka o zapošljavanju. Zato je važno da ne upadnete u zamku subjektivnosti i da se samo „vodite osećajem“, već da koristite pouzdane i naučno zasnovane metode tokom procesa intervjuisanja.
Tu je glavno pitanje – Kako dobro obavljen intervju pomaže u donošenju pouzdanih i dobrih odluka o kandidatima?
Mirjana Tomić, psiholog i konsultant u Psy Consulting-u odgovara na to pitanje i otkriva prednosti intervjua zasnovanog na kompetencijama, način na koji se on sprovodi i kojim pozitivnim ishodima vodi.
Kako se intervju zasnovan na kompetencijama razlikuje od običnog razgovora ili od intervjua koji se ne baziraju na kompetencijama?
Jedna od glavnih razlika jeste u strukturisanosti – obični razgovori, a često i intervjui koji nisu zasnovani na kompetencijama nemaju unapred pripremljena pitanja, nekada čak ni oblasti i teme o kojima treba dobiti informacije. To često dovodi do toga da tokom intervjua ne prikupimo relevantne informacije ili dovoljno relevantnih informacija o nečijem pređašnjem tipičnom ponašanju u određenim radnim situacijama. To nas onemogućava da poredimo kandidate jer im ne postavljamo ista pitanja, ne štiti nas od potencijalne pristrasnosti i na kraju krajeva troši vreme – i naše i naših kandidata – a ne daje podatke na kojima ćemo zasnovati naše kadrovske odluke.
Dalje, razlika je u pitanjima – mi nekada možemo imati pripremljena pitanja, ista za sve, koja nas stavljaju u poziciju da možemo da poredimo kandidate, ali to i dalje ne znači da ćemo dobiti korisne i upotrebljive informacije. Ako praktikujemo CBI (Competency Based Interview – Intervju zasnovan na kompetencijama), onda koristimo specifična pitanja koja su tako formulisana da „izazivaju“ određena ponašanja koja mi onda ocenjujemo kao poželjna i nepoželjna za neku radnu ulogu.
Tu dolazimo i do treće važne razlike – kada koristimo validirana pitanja, mi dobijamo ponašanja koja klasifikujemo prema određenim pozitivnim indikatorima u poželjna ili ukoliko dominiraju negativni indikatori u negativna. Ukoliko nemate takvu metodologiju, onda ni ne znate šta možete da očekujete i kako da evaluirate informacije koje dobijete.
Šta nam kompetencije govore? Objasni važnost kompetencija, zašto je bitno da ih procenimo?
Kompetencije su, najjednostavnije rečeno poslovno relevantna ponašanja. Ona obuhvataju skup sposobnosti, aktivnosti, procesa, načina reagovanja koja imamo na raspolaganju u svom „repertoaru ponašanja“ i koja mogu da imaju uticaj na radni učinak. Ljudi koji imaju razvijene ključne kompetencije, dakle koji demonstriraju poželjna ponašanja za određenu radnu ulogu, imaju veću verovatnoću da uspešno ispune niz radnih zadataka u odnosu na pojedince koji to nemaju. Kada vršimo procenu, bilo potencijala ili učinka, bilo kojom metodom, ne mora to biti samo intervju, kompetencija nam je kriterijum šta to treba da merimo, odnosno procenjujemo.
Taj kriterijum nam obezbeđuje da svi kandidati budu procenjeni na isti način tako da ih možemo uporediti, ali pre svega omogućava da znamo šta merimo, tj. šta tražimo. Često ponavljamo na našem treningu za izvođenje CBI da „ako ne znamo šta tražimo, verovatno to nećemo ni naći“. Mi moramo znati za kojim pozitivnim ili negativnim indikatorima ponašanja tragamo, da kada na njega naiđemo budemo sigurni da imamo pouzdanu informaciju na kojoj ćemo zasnovati objektivnu odluku.
Koje su najčešće greške koje regruteri prave kada su intervju u pitanju?
Nepripremljenost je jedna od tipičnih, čak mi se nekada čini da su joj skloniji iskusni regruteri koji se vode mišlju „ma znam ja to, radio sam toliko puta do sada“. To direktno vodi u izostanak strukture o kojoj je bilo reči ranije i opasnost da preskočimo da proverimo i ispitamo nešto što je važno. Nije retko da regruteri sami smišljaju neka svoja pitanja, ili na internetu nađu neka pitanja koja im se prosto dopadaju. Iskusan regruter ili HR specijalista, koji dobro poznaje kompetencije i metodologiju za dobijanje i evaluaciju informacija, može malo prilagoditi pitanja, ali postavljanje pitanja samo radi pitanja, bez kritičke evaluacije nosi sa sobom niz opasnosti. Tokom godina, obučavajući, formalno i neformalno, mlađe kolege kako da intervjuišu, često sam ih pitala: „A šta to tvoje pitanje meri? Koja ponašanja treba da izazove? Koja su pozitivna ponašanja koja treba da izazove i kako su ona uopšte povezana sa tvojim kriterijumom? I na kraju krajeva, ko ili šta garantuje da ta ponašanja zaista to znače.“ Ako pogrešno interpretiramo ponašanja, ne samo da nećemo dobiti upotrebljive informacije već ćemo se naći u opasnosti da nepravedno diskriminišemo kandidate i da dobrom kandidatu uskratimo pravo da „koru hleba“ zaradi radeći poslove za koje je kompetentan.
Koja su najčešća pogrešna uverenja u vezi sa intervjuima koje imaju regruteri, a i kandidati?
Jedna od najčešćih zabluda jeste da je intuicija i poznavanje pozicije koju treba „zatvoriti“ dovoljno i da će se preteranom pripremom izgubiti spontanost. Još jedna zabluda je da je regrutacija i selekcija laka i da je može raditi svako. To je zaostavština vremena kada se na našim prostorima HR funkcija tek uspostavljala u kompanijama – postojale su kadrovske službe, ali niko se nije temeljno bavio ljudskim potencijalima i talentima, već bi to bio nečiji usputni posao. Vreme je pokazalo da je u pitanju veoma kompleksna oblast koja traži sistematsku organizaciju. Srećom, to se menja i mnogi fakulteti imaju programe koji ozbiljno obrađuju HR teme i razmatraju naučne pristupe koji treba da budu u pozadini HR procesa, a to kasnije prate edukacije namenjene zaposlenima. Danas kompanije sve veću pažnju posvećuju toj temi i poslednjih godina, u domenu regrutacije i selekcije, napredak je znatan.
Ne treba zaboraviti pogrešno uverenje da smo objektivni donosioci odluka – naprotiv, svi mi robujemo brojnim zabludama i pristrasnostima, i samo sistematska obuka može da obezbedi da ta ograničenja, koja su prirodna i ljudska, držimo pod kontrolom
Sa kolikom preciznošću može da se kandidat proceni na intervjuu?
Da odmah razjasnimo – nema apsolutne preciznosti. Postoje faktori koji utiču na učinak koje je teško identifikovati jer su promenljivi i potiču iz okruženja. Ali akcenat je na obezbeđivanju što je moguće veće verovatnoće da odaberemo kandidata koji će u radnoj ulozi da pokaže performans. Strukturisani intervju u odnosu na nestrukturisani može predikciju budućeg učinka da poveća za 40-45%, što je ozbiljan doprinos. Ako tome dodamo testiranje, npr. proveru potencijala, sposobnosti, čak i stručnih znanja, ova verovatnoća znatno raste. Ono što je ključno jeste da se bez validnih i pouzdanih metoda procene, izbor svodi na slučajnosti, a slučajnosti želimo da izbegnemo.
Daj nam primere dobrih i loših pitanja za intervju.
Ne bih odavala sve detalje metodologije, ali evo jednog dobrog pitanja: Koje vrste etike ili vrednosti treba da podržavate u svom poslu? – ovo pitanje se odnosi na jednu konkretnu kompetenciju, a potom kroz specifična potpitanja detaljnije ispituju situacija, ponašanja i ishodi. Ono što je najvažnije, uz svaku kompetenciju, postoje pozitivni i negativni indikatori prema kojima određujemo da li neko ima razvijenu kompetenciju. Loša pitanja mogu biti veoma brojna, od onih koja počinju sa „Da li…“, „Ne čini li ti se da…“ i sl., do krajnje besmislenih, kao što su šta je neko u horoskopu, koja ga životinja najbolje opisuje ili šta bi poneo na pusto ostrvo. Postoji čitava kategorija pitanja koja su neetična i nezakonita, kojima se ovde ne bih bavila, a kojima na treningu posvetimo dosta vremena i to da ne bi bila postavljena.
Šta je najvažnije da saznamo o kandidatu tokom intervjua?
Ključno je da utvrdimo koja su to tipična ponašanja koja kandidat demonstrira u situacijama koje su povezane sa radnom ulogom. Adekvatnim pitanjima ispitujemo u kojoj meri je razvijena kompetentnost u nekoj oblasti, trudeći se da zabeležimo što više ponašanja i izgovorenog. Proveravamo kako se neko ponašao u određenim situacijama, šta je mislio, osećao, čime su njegova ponašanja rezultirala. To sve potom evaluiramo kako bismo procenili da li neko poseduje kompetenciju razvijenu na dovoljno visokom nivou, da sa velikom verovatnoćom možemo očekivati uspešno obavljanje posla.
Kako izgleda dobra priprema za intervju?
Prvi korak je upoznavanje sa opisom posla za poziciju na kojoj zapošljavamo, pri čemu su nam važne realne aktivnosti i odgovornosti. Ukoliko je kandidat prošao kroz neku procenu, npr. neki test ili upitnik treba uzeti u obzir i te informacije. Na osnovu svega toga definišemo ključne kompetencije i pravimo selekciju pitanja i potpitanja kojima ćemo proveriti kompetentnost. Moramo poznavati indikatore ponašanja, kako bismo pravovremeno zabeležili relevantna ponašanja, i planirati da odvojimo dovoljno vremena da proverimo sve što nam je važno. Naravno, moramo se upoznati i sa sadržajem biografije kandidata, kako bi pitanja pratila iskustva i intervju imao svoj prirodan tok.
Šta je osim pitanja važno da znamo i o čemu da mislimo da bi kandidat imao dobro iskustvo, a mi dovoljno pouzdanih informacija o njemu?
Osoba koja vrši regrutaciju i selekciju je prvo lice kompanije pred kandidatima i novozaposlenima i potrebno je da i sam demonstrira svoju kompetentnost – da pokaže da je profesionalan i dostojan da daje predloge ili donosi odluke o zapošljavanju. I regruter je procenjivan, te treba da dokaže da zna to što radi, jer njegov stav i demonstrirane vrednosti mogu da utiču na odluku kandidata da prihvati ili ne prihvati ponudu. Važno je dobro slušanje i težnja da se dobro razume ono o čemu kandidat govori – kandidati to odlično prepoznaju. Istovremeno, regruteri ne smeju da zaborave da su oni ambasadori svoje kompanije. Etičan pristup, fer tretman, uljudna i profesionalna komunikacija (verbalna i neverbalna) se podrazumevaju.
Koji je najbolji način da naučimo kako da ispravno vodimo intervjue koji će nam dati najviše relevantnih i pouzdanih informacija o kandidatu?
Učenje i priprema, a potom i iskustvo. Neko može da bude manje ili više talentovan za ovu aktivnost, ali svako može da je nauči. Priprema, obučavanje i edukacija regrutera, insistiranje na strukturi istoj za sve kandidate su deo kvalitetnog izvođenja intervjua. Takođe, moramo imati sve vreme svest o sopstvenim ograničenjima, kroz pripremu, strukturu i vežbu težiti da ta ograničenja eliminišemo i oslanjajući se na podatke donesemo informisanu odluku.
